Quando stai organizzando un grande evento, è una buona idea raggruppare tutte le informazioni di cui i tuoi ospiti hanno bisogno in un unico evento del calendario. In questo modo, gli ospiti sanno in anticipo quando è l'evento, dove si svolge e qualsiasi documentazione aggiuntiva di cui potrebbero aver bisogno. Sapevi, tuttavia, che puoi configurarli tutti in un unico evento di Google Calendar? Tutto quello che devi fare è organizzare l'evento e condividerlo con i tuoi ospiti, e Google fa tutto il lavoro per te!
Esploriamo come puoi impostare il tuo evento, completo di posizione e file aggiuntivi, tutto all'interno di Google Calendar.
Creazione di un evento con Google Calendar
Per creare un evento, vai al sito Web di Google Calendar . Se il calendario non viene caricato nel tuo metodo di visualizzazione preferito, fai clic sul menu a discesa in alto a destra e seleziona quello che fa per te. "Mensile" è una buona scelta per realizzare rapidamente un evento nel prossimo futuro.
Seleziona il giorno del tuo evento, quindi seleziona "Altre opzioni".
In alto, inserisci il nome del tuo evento. Puoi anche impostare l'ora di inizio e fine dell'evento. Se questo evento non ha un inizio e una fine impostati, seleziona "Tutto il giorno" per impostarlo in modo che duri per 24 ore.
Aggiunta di una posizione al tuo evento
Ora aggiungiamo una location al tuo evento. Questa funzione è perfetta se stai ospitando un evento in un luogo specifico, poiché i tuoi ospiti possono vedere la posizione e ottenere indicazioni stradali per l'evento stesso.
Per iniziare, aggiungi la località del tuo evento nella casella "Località". Se stai per un edificio o una catena specifica, digita il suo nome qui e Google dovrebbe capire cosa intendi.
Quando si immette una posizione, sulla destra viene visualizzata una piccola icona della mappa. Quando fai clic su questo, vedrai tutte le informazioni che i tuoi ospiti vedranno sulla loro pagina dell'evento. Ricontrolla per assicurarti che Google Maps indichi la posizione corretta.
Aggiunta di un allegato all'evento
Ora che hai impostato il titolo, l'ora e il luogo, puoi aggiungere allegati opzionali all'evento. Ciò è estremamente utile per condividere un documento con i frequentatori di eventi, come un programma, un invito, un biglietto o un menu.
Per fare ciò, guarda nella parte inferiore della finestra di creazione dell'evento. Dovresti vedere una casella di testo e alcune opzioni sopra di essa. Trova e fai clic sull'icona della graffetta per allegare un file.
Per impostazione predefinita, Google Calendar ti chiederà di caricare un file dal tuo Google Drive. Se il tuo file si trova sul tuo Drive, va bene; tuttavia, se è sul tuo PC, devi fare clic su "Carica" in alto.
Dopo aver caricato un file, forniscigli una breve descrizione in modo che i tuoi ospiti sappiano di cosa si tratta.
Invitare gli ospiti
Ora che sei pronto, è il momento di invitare le persone al tuo evento. Vai sul lato destro dove dice "Ospiti" e inizia a digitare gli indirizzi email. Non preoccuparti, non stai effettivamente inviando email alle persone mentre le aggiungi. Hai ancora tempo per finalizzare l'elenco degli invitati prima di inviare gli inviti.
In basso, vedrai le opzioni per ciò che i tuoi ospiti possono fare. Per impostazione predefinita, gli ospiti possono invitare gli amici e vedere l'elenco degli invitati, quindi deselezionali se non vuoi applicare nessuno dei due.
Quando sei pronto, fai clic sull'icona della busta in alto a destra per preparare l'email.
Qui puoi scrivere l'email che riceveranno i tuoi ospiti. Non preoccuparti di aggiungere link al tuo evento qui, poiché sarà Google Calendar a gestirlo.
Al termine, invia l'email. I tuoi ospiti riceveranno un'e-mail simile alla seguente immagine.
Dall'e-mail, i tuoi ospiti possono vedere quando si svolge l'evento, fare clic sul collegamento della mappa per vedere dove si trova e sfogliare gli allegati che hai aggiunto in precedenza: tutto ciò di cui hai bisogno per organizzare un evento!
Tutto ciò di cui i tuoi ospiti hanno bisogno in un unico posto
Organizzare un evento può essere difficile, quindi vale la pena indagare su tutto ciò che condensa il processo in un unico luogo. Ora sai come creare un evento su Google Calendar, aggiungere una posizione, allegarvi documenti utili e inviarlo ai tuoi ospiti.
Se non sarai puntuale, puoi anche utilizzare Google Calendar per avvisare i tuoi colleghi che arriverai in ritardo . Quanto è conveniente? Puoi anche eliminare lo spam nel calendario di Google con questi suggerimenti.
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