Il lavoro a distanza, l'aumento della criminalità informatica e una maggiore regolamentazione sulla protezione dei dati significano che non è mai stato così importante garantire che il personale sia adeguatamente formato. In questa sessione di domande e risposte, Philipp v. Bülow di Lawpilots spiega cosa dovrebbe includere un buon programma di formazione.
Potresti presentare te stesso e Lawpilots?
Sono Philipp von Bülow, l'amministratore delegato di Lawpilots. Sono entrato in azienda quasi due anni fa, dopo sette anni in Jurato, una startup nel settore della tecnologia legale che ho co-fondato nel 2013. Lawpilots è una startup tecnologica legale con sede a Berlino, fondata nel 2017 da due noti e – specialisti della protezione dei dati rispettati e un esperto di e-learning. I membri fondatori erano soliti formare i clienti di persona nelle sale riunioni fisiche, ma presto si resero conto di quanto fosse inefficiente e di quanto i tirocinanti di certificazione fossero soggetti a errori.
La loro esperienza, unita alle conoscenze e alle competenze nella digitalizzazione e nella creazione di contenuti degli altri partner fondatori, ha portato alla fondazione di Lawpilots. Abbiamo reso la formazione sulla protezione dei dati efficace e facilmente accessibile a chiunque, anche a chi non ha una conoscenza preliminare della legge, e ora possiamo offrire tranquillità alla gestione avversa al rischio.
Quali sono le prossime grandi sfide di lawpilots nell'anno a venire?
Ci aspettiamo che le sfide riguardino la creazione di fiducia per i canali di formazione digitale e la certificazione, nonché la produzione di contenuti di formazione pertinenti e legalmente conformi per i nostri clienti.
Ulteriori sfide riguardano l'espansione del nostro portafoglio con ulteriori argomenti di formazione online rilevanti per i nostri clienti, il rafforzamento della nostra posizione nel mercato statunitense e lo sviluppo di una nuova e più potente piattaforma LMS (learning management system).
Quanto è importante la formazione dei dipendenti sulla protezione dei dati e sulla strategia di sicurezza IT?
Riteniamo che la formazione regolare e ricorrente relativa a GDPR e CCPA sia la migliore assicurazione contro le fughe di dati e gli attacchi degli hacker di successo.
È molto più probabile che l'errore umano causi danni a un'organizzazione rispetto a tutti i migliori strumenti software messi insieme. Pertanto, sin dall'inizio ci siamo concentrati su contenuti legali di facile utilizzo e su un processo di certificazione che consente al management di gestire meglio il rischio.
Dall'inizio della pandemia, a milioni di lavoratori è stato chiesto di lavorare da casa; rappresenta una minaccia in termini di protezione dei dati e sicurezza informatica?
Potenzialmente questa è una vera minaccia per tutte le aziende in cui molto personale ha accesso e lavora regolarmente con i dati dei clienti / consumatori. Sono le aziende che devono prendere precauzioni contro la fuga di dati o il trattamento illecito di informazioni sensibili. Gli atti di routine come la stampa di informazioni, contratti o elenchi di clienti a casa possono portare a violazioni dei dati e, a loro volta, comportare enormi danni per il datore di lavoro.
Raccomandiamo quindi a ciascuna organizzazione di definire alcune regole da rispettare nell'ambito dell'home office e di sensibilizzare sui possibili rischi per la protezione dei dati e la sicurezza informatica che sorgono quando si lavora da casa.
Abbiamo realizzato due dei nostri nuovissimi corsi di formazione online – “Lavorare da casa ” e “Come affrontare il Coronavirus” – proprio per aiutare le aziende a sensibilizzare i propri dipendenti sulle giuste pratiche da adottare sia in ufficio che a casa.
Offri anche un'ampia gamma di corsi di formazione sulla conformità; puoi parlare un po 'di quali altri problemi affrontano i tuoi corsi?
Vogliamo aiutare le aziende e i loro uffici legali a fornire ai loro team gli spunti essenziali da qualsiasi nuova normativa applicabile al loro lavoro quotidiano. Il campo della conformità è molto ampio, ma ci concentriamo sulla prospettiva dei dipendenti. Cosa devono sapere per svolgere il proprio lavoro senza infrangere regole o regolamenti e senza mettere a rischio la propria organizzazione? Per questo abbiamo sviluppato corsi di formazione su lotta alla corruzione, antiriciclaggio, antitrust, antidiscriminazione, segreti commerciali e conflitto di interessi. Il nostro contenuto copre tutto, da come affrontare i casi di discriminazione sul posto di lavoro alla domanda su quali inviti o regali possono essere legalmente accettati da un dipendente.
Quali sono gli elementi cruciali di una formazione sulla conformità?
La sfida più grande che dobbiamo affrontare quando creiamo un nuovo corso è come trasmettere argomenti legali complessi allo studente in modo comprensibile, senza perdere l'attenzione dello studente e assicurandoci nel contempo che ciò che ha imparato "rimanga" nel tempo. La formazione sulla conformità dovrebbe sempre coprire tutti gli aspetti rilevanti della legge e / o dei regolamenti, cosa che fanno i nostri corsi. Ma ciò che è ancora più importante a nostro avviso è presentare il contenuto in un contesto realistico, per mostrare situazioni di vita reale in cui i dipendenti possono trovarsi di fronte a casi di violazioni della conformità.
In sintesi, la formazione sulla conformità dovrebbe includere:
- una sezione che definisce i termini chiave da utilizzare durante la formazione;
- esempi pratici per aiutare a contestualizzare l'argomento;
- metodi per identificare e riconoscere potenziali violazioni della compliance; e
- possibili sanzioni e / o rischi che un'azienda deve affrontare se le violazioni non vengono evitate o non vengono adeguatamente identificate e affrontate.
Quali sono le maggiori sfide che hai dovuto affrontare nel trasmettere questi argomenti complessi a un vasto pubblico?
Innanzitutto, ridurre la complessità di questi argomenti è stata una delle maggiori sfide. Tutti, da un interlocutore o amministratore a un CEO, devono comprendere e apprezzare l'importanza della protezione dei dati e apprendere semplici passaggi che possono intraprendere per contribuire alla conformità di un'organizzazione.
In che modo Lawpilots garantisce che le informazioni contenute nei corsi siano conservate e sostenute dai tirocinanti nel tempo?
Le nostre sessioni di formazione seguono tutte gli stessi sette principi di successo che ci piace chiamare "I magnifici sette"
1) Applicazione: facile da usare sia per gli amministratori che per i partecipanti al corso, con una durata massima della formazione di 60 minuti.
2) Varietà: gli elementi interattivi trasmettono il contenuto in modi diversi, risultando in apprendisti felici e attenti che mantengono i principi nel tempo.
3) Scelta: se non ti piace la ludicizzazione, l'uso del contenuto interattivo è facoltativo: impara i concetti necessari come meglio credi. Fanno eccezione solo i giochi di dialogo: questi devono essere completati da ogni dipendente per completare la formazione.
4) Emozione: le esperienze di apprendimento dovrebbero essere percepite come positive; questo facilita la formazione di nuove sinapsi e, a sua volta, favorisce la ritenzione del materiale. I nostri corsi e-learning sono progettati per promuovere proprio queste risposte positive, il che ottimizza i risultati di apprendimento.
5) Esempi pratici: utilizziamo esempi pratici per trasmettere questioni legali complesse nel modo più comprensibile possibile. Gli esempi di vita reale aiutano il partecipante a comprendere meglio l'argomento.
6) Storytelling: una narrazione coerente – con una trama che l'allievo può seguire dall'inizio alla fine – aumenta il coinvolgimento dei partecipanti per tutta la durata del corso, illustrando allo stesso tempo questioni complesse in modo facilmente digeribile
7) Ripetizione: assicuriamo che le informazioni più importanti siano rafforzate e testate più volte durante i nostri corsi, creando una consapevolezza duratura degli argomenti trattati.
Come tutti sappiamo, COVID-19 è stato un grande shock per l'economia mondiale. Come ha superato la crisi Lawpilots e quali sono le tue aspettative per il prossimo anno?
Ebbene, riteniamo che la nostra azienda sia stata ampiamente risparmiata dalla crisi. Siamo ovviamente molto preoccupati per la situazione, soprattutto per le piccole imprese e le istituzioni culturali. Ma poiché la nostra attività è basata online, per fortuna non abbiamo sofferto tremendamente.
Ricorda che la formazione di persona semplicemente non è un'opzione per la maggior parte delle aziende a causa delle attuali normative COVID-19. COVID-19 ha persino accelerato il processo di digitalizzazione dell'economia e l'e-learning è un'area che ha riscontrato un maggiore interesse. Quindi ci aspettiamo che la tendenza continuerà a crescere e che l'e-learning sarà sempre più riconosciuto come un prezioso mezzo di formazione. Ma ovviamente speriamo anche sinceramente che la situazione attuale finisca presto.
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