certnews logoCome richiamare un'e-mail in Outlook

Forse stavi scrivendo un'email ai tuoi colleghi e hai accidentalmente premuto Invia prima di avere la possibilità di allegare il documento che dovevano vedere. O forse hai scritto in fretta e inviato un'e-mail non molto carina a qualcuno e te ne sei pentito immediatamente. Indipendentemente dalla situazione, se sei un utente di Outlook, dovresti prendere in considerazione l'utilizzo della soluzione integrata del client di posta elettronica: l'opzione per richiamare le email.

I richiami e-mail sono utili perché possono impedire al destinatario di vedere una e-mail errata in primo luogo. Seguire i passaggi seguenti se si desidera richiamare un'e-mail di Outlook. Se sei anche interessato a imparare a ritardare le tue e-mail in Outlook (per evitare l'invio accidentale di e-mail in futuro), discuteremo anche come farlo più avanti in questa guida.

Nota: queste istruzioni non funzioneranno con la versione basata su Web di Outlook: si applicano solo al client desktop. Funzionano anche solo se tu e il destinatario utilizzate un account Microsoft Exchange all'interno della stessa organizzazione o entrambi avete Microsoft 365 .

Come richiamare le e-mail di Outlook

Passaggio 1: apri la cartella Posta inviata e cerca l'e-mail che desideri richiamare: dovrebbe essere in cima all'elenco. Devi assolutamente fare doppio clic su questa email per aprirla completamente prima di passare al passaggio successivo.

Passaggio 2: fare clic sulla scheda Messaggio sulla barra degli strumenti per renderlo attivo. Quindi, vai alla sezione Sposta e fai clic sul pulsante Altre azioni di spostamento designato con una lettera e una busta, come mostrato di seguito.

Passaggio 3: fare clic sull'opzione Richiama questo messaggio nell'elenco a discesa.

Outlook Richiama questo messaggio

Passaggio 4: una finestra pop-up appare sullo schermo. Qui hai due opzioni: Elimina copie non lette di questo messaggio o Elimina copie non lette e sostituiscile con un nuovo messaggio . Vedrai anche un'opzione per farti avvisare Outlook se il processo ha esito positivo o negativo.

Seleziona le opzioni e fai clic sul pulsante OK per continuare.

Outlook Richiama questo messaggio popup

Se hai eliminato il messaggio, congratulazioni! Se si desidera sostituirlo, continuare con il passaggio 5.

Passaggio 5: se si sceglie di creare un sostituto, Outlook apre una seconda schermata in modo da poter rivedere il messaggio. Mentre componi la tua nuova e-mail, Outlook richiama il tuo vecchio messaggio e visualizza una notifica (se hai selezionato quell'opzione). Basta fare clic sul pulsante Invia quando hai finito con il messaggio rivisto.

Nota: se si invia un messaggio di richiamo, ciò non fa sparire esattamente la vecchia e-mail. Per far scomparire il messaggio originale, il destinatario potrebbe dover prima aprire il messaggio di richiamo. Questo è il motivo per cui dovresti digitare "URGENTE" o qualcosa di simile nel titolo del messaggio di richiamo in modo che sia aperto prima della prima email offensiva. Continua per una spiegazione più lunga. Microsoft afferma inoltre che, in alcuni casi, il destinatario potrebbe ricevere una notifica quando i messaggi richiamati vengono eliminati dalla posta in arrivo. Quindi tieni presente che anche quando si ricorda un messaggio di posta elettronica, il destinatario può ancora sapere che un messaggio maltrattato o offensivo è stato inviato a loro anche se non è possibile visualizzarlo.

Perché il richiamo della posta elettronica non funziona sempre

e-mail

L'avvio del processo di richiamo non significa che funzionerà come previsto. Con le velocità di Internet di oggi (a meno che tu non viva in una zona morta ), quell'e-mail errata probabilmente sta già aspettando nella posta in arrivo di qualcuno, il che crea una serie di problemi. Ecco i fattori che possono annullare il tuo richiamo – o almeno rendere il processo più complicato.

  • Messaggi aperti: se un destinatario apre la tua e-mail, non puoi richiamarla. Il destinatario può comunque ottenere e leggere il secondo messaggio di richiamo, ma l'originale rimane nella posta in arrivo di Outlook. Questo è uno dei motivi per cui dovresti agire rapidamente.
  • Reindirizzamenti verso altre cartelle: se il tuo primo messaggio ha attivato un filtro e Outlook lo ha reindirizzato in una cartella specifica, il tuo richiamo fallirà. L'opzione di richiamo riguarda solo le e-mail che rimangono nella posta in arrivo. Se il primo messaggio attende altrove, non sparirà.
  • Cartelle pubbliche: se qualcuno legge la tua prima email in agguato in una cartella pubblica, il richiamo non riesce. Non importa quale destinatario o account di accesso tagga l'email come letta – è ancora troppo tardi.
  • Altri client di posta elettronica: la funzione di richiamo funziona con Outlook. Ad esempio, se invii un'email a qualcuno che utilizza Gmail , il richiamo non funzionerà.
  • App per dispositivi mobili: se si utilizzano le impostazioni di Exchange ActiveSync per Outlook sui dispositivi mobili, l'opzione di richiamo potrebbe non funzionare. Ciò accade perché il sistema manipola diverse versioni di Outlook mentre si sincronizza e non può completare il processo, soprattutto se il dispositivo mobile non è in linea.

Ci sono molte insidie in questa pratica piccola funzionalità, certo. Se i tuoi richiami non funzionano, ecco due idee per migliorare lo scenario:

Soluzione 1: scrivere delle scuse. Oltre a verificare due volte le e-mail prima che vengano inviate, questa è la soluzione più semplice al problema. Se hai erroneamente inviato un'e-mail alla persona / alle persone sbagliate e non è stato troppo eclatante, risparmia tempo e approfitta di una breve nota di scuse. Questo funziona per la maggior parte delle persone e puoi smettere di preoccuparti.

Soluzione 2: ritarda le e-mail. Se hai un caso di e-mail butterfingers o sei sempre impegnato a rispondere e inoltrare informazioni più sensibili, potresti considerare di ritardare le tue e-mail. Puoi farlo per tutte le email di Outlook seguendo questi passaggi:

Passaggio 1: fare clic su File nell'angolo in alto a sinistra.

Passaggio 2: scorrere verso il basso e selezionare Gestisci regole e avvisi nella pagina seguente.

Passaggio 3: la finestra a comparsa Regole e avvisi viene visualizzata sullo schermo. Fai clic sull'opzione Nuova regola .

Passaggio 4: in una seconda finestra pop-up, selezionare Applica regola sui messaggi che invio elencati in Inizia da una regola vuota . Fai clic sul pulsante Avanti per continuare.

Passaggio 5: ignorare tutto nell'elenco delle condizioni e fare clic sul pulsante Avanti . Quindi, fai clic sul pulsante in un piccolo popup di conferma.

Passaggio 6: selezionare l'opzione Rinvia consegna di un numero di minuti . Fai clic sul link A numero di e viene visualizzato un popup che ti richiede una durata. Immettere il numero – 120 minuti è il massimo – e fare clic sul pulsante OK . Fai clic sul pulsante Avanti per continuare.

Passaggio 7: selezionare le eccezioni, se necessario, e fare clic sul pulsante Avanti per continuare.

Passaggio 8: assegna un nome alla regola e, se è presente una casella di controllo Attiva questa regola , selezionala e fai clic sul pulsante Fine .

Outlook Crea regola messaggi ritardati

Se l'intero processo ti ha danneggiato sul client di posta elettronica di Outlook, puoi sempre utilizzare un indirizzo usa e getta.

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