Le conversazioni sull'automazione si svolgono in ogni settore ed è il segno distintivo dell'attuale era della rivoluzione industriale: la rivoluzione digitale . Il lavoro umano si allontana dai compiti sul lavoro, che è meglio lasciare agli algoritmi e alle macchine, e invece i lavoratori dedicano i loro talenti e la loro intelligenza al lavoro che conta di più.
Cos'è l'automazione del flusso di lavoro?
L'automazione del flusso di lavoro rimuove il lavoro umano dalle attività ripetitive basate sulle informazioni attraverso l'introduzione di soluzioni tecnologiche. Questi servizi digitali automatizzano attività umili e accelerano i tempi di elaborazione per azioni specifiche. Non importa quanto minuscola o specifica sia una determinata attività, come trascrivere, compilare moduli, inoltrare e-mail, inserire dati e caricare allegati e-mail, esistono strumenti che eseguono queste attività in pochi secondi non appena si presenta un trigger e aumenta la produttività.
Vantaggi e svantaggi dell'automazione del flusso di lavoro
Puoi solo guadagnare dall'implementazione dell'automazione del flusso di lavoro nella tua quotidianità. La pressione per eseguire a pieno regime esiste in ogni mercato, che tu sia una piccola impresa indipendente o un veterano di dimensioni considerevoli. Massimizzi l'efficienza e riduci il tempo associato al completamento di determinate attività e processi. Meglio ancora, l'automazione del flusso di lavoro rimuove completamente l'errore umano dall'equazione.
Se implementata in modo inadeguato, l' automazione del flusso di lavoro fa più male che bene e ciò significa non comprendere appieno i processi di lavoro nella tua azienda durante la stesura dei protocolli di automazione. L'investimento iniziale nei servizi e nelle applicazioni software necessari può essere troppo elevato per consentire alle aziende di saltare prontamente alla tendenza.
Perché dovresti preoccuparti dell'automazione?
Un posto di lavoro senza compiti noiosi e ripetitivi è un luogo di lavoro in cui i lavoratori si impegnano prontamente con le loro responsabilità lavorative. Non una quantità insignificante di energia viene spesa in attività senza cervello, che devono essere svolte, ma lascia poco tempo alla tua squadra per essere creativa e investirsi completamente in ciò che richiedi da loro. In cambio degli investimenti iniziali, le aziende possono fare affidamento su efficienza, bassi costi di produzione, coerenza e sicurezza .
Le sfide dell'automazione del flusso di lavoro
L'automazione del flusso di lavoro richiede lungimiranza e pensiero strategico per rivedere veramente il modo in cui il tuo ufficio opera quotidianamente. Non esiste una soluzione valida per tutti poiché ogni azienda gestisce la propria a modo suo e la differenza di compiti all'interno dello stesso settore varia molto da azienda ad azienda per determinate posizioni lavorative.
Comprendere il nucleo dei flussi di lavoro
All'inizio apparentemente semplice – dopotutto, stai facendo il lavoro, quindi dovresti saperlo – comprendere il nucleo dei flussi di lavoro non viene naturale. Potresti pensare di sapere come un singolo processo si suddivide in passaggi, ma in realtà devi sederti e pensare a ogni azione intrapresa nella sequenza di completamento di un'attività. Quali sono i passaggi per ogni dipendente? Quali sono i passaggi per la squadra? Il Dipartimento? Una conoscenza così intima rivela le opportunità per automatizzare.
Identificazione dei colli di bottiglia
Analizzando il flusso di lavoro e individuando i singoli passaggi, è necessario prendere nota della durata della conclusione di un determinato processo. Dove ristagna il flusso di lavoro e quanto tempo viene sprecato in questo passaggio? La domanda più importante, tuttavia, è perché esiste questo collo di bottiglia in primo luogo? È qui più che altrove nella sequenza di azioni a cui dovresti prestare la massima attenzione.
Integrazione
Il successo dell'automazione dipende da due cose: (1) la corretta selezione degli strumenti e (2) la corretta identificazione delle attività da automatizzare. Concentriamoci sugli strumenti per un secondo. Se i tuoi dipendenti devono rimanere ben informati sulle novità del settore e di conseguenza perdono ore settimanali nella lettura di siti web, un lettore di feed RSS è lo strumento giusto per aumentare la produttività attraverso la riduzione della ripetizione dei clic e dello scrolling effettuato. Integra i lettori RSS con altri servizi come Pocket, Ever Note e OneNote per salvare e organizzare articoli importanti.
Come aumentare la produttività con l'automazione del flusso di lavoro?
Bene, ho discusso i concetti centrali dell'automazione del flusso di lavoro. Ora cosa … Come automatizzi il tuo flusso di lavoro? Se hai svolto il lavoro per scomporre i flussi di lavoro che avvengono nei tuoi reparti, team e a livello individuale, sei pronto per procedere con il primo passaggio e cioè:
Scegli le tue attività e i trigger
Siamo giunti al nocciolo della questione. È qui che decidi quali attività possono essere delegate al software, sia che si tratti di inviare fatture, inoltrare un'e-mail, caricare allegati da e-mail su Dropbox, inserire dati e inviare notifiche al team su Slack. Queste sono tutte attività che compaiono ogni giorno per i dipendenti, non richiedono alcuna competenza e allo stesso tempo sono sensibili agli errori: aggiungi il numero sbagliato in un campo importante e stai assistendo a un disastro completo.
Scala le tue soluzioni
La graduale introduzione di soluzioni di automazione è la strada da percorrere. Implementa l'automazione un'attività alla volta all'interno di un reparto della tua azienda, dando tempo ai tuoi dipendenti di acquisire fiducia nell'utilizzo di nuovi software prima di introdurre nuovi protocolli. Fallo per ogni flusso di lavoro specifico per le operazioni dell'azienda fino a quando tutti i reparti non saranno automatizzati nel miglior modo possibile e scambieranno dati e informazioni liberamente e senza spese in tempo.
Monitorare i risultati
Usa le prestazioni attuali per stabilire i valori di riferimento dei KPI e confronta i numeri ogni mese per stabilire cosa funziona, cosa non funziona altrettanto bene e cosa ha fallito come processo. In questa fase, vedete i vostri sforzi e gli investimenti iniziali ripagati in modo tangibile grazie alla riduzione del tempo necessario per completare un'attività e all'aumento degli obiettivi dei dipendenti raggiunti. Studiare attentamente i risultati per identificare nuove tasche di opportunità da automatizzare.
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