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Non tutti sanno che cosa sia il GTD, ma molti ne sono diventati fan sfegatati.

Getting Things Done è un metodo usato per l'organizzazione delle proprie azioni introdotto da David Allen in un libro omonimo (David Allen, Detto, fatto !, Sperling & Kupfer, 2006).

Prima che uscisse questo lavoro eravamo convinti che per annotarci i nostri impegni l'unica possibilità fosse quella di usare un calendario. Usando la metafora fotografica (priorità di tempo o priorità di diaframma) potremmo chiamare questa prospettiva "a priorità di appuntamento".

La lista delle cose da fare esiste negli organizer da decenni (dal Lotus Organizer al Microsoft Outlook, dagli PSION ai Palm OS). Tuttavia si trattava di due mondi separati, magari affiancati, ma certo non correlati.

Il GTD invece ci insegna un metodo "a priorità di compiti". Allen insegna innanzitutto che quello che può essere fatto subito non va annotato, ma va eseguito.
Il resto, invece, va "ammucchiato" in dei secchielli (simili al cestino dell'immondizia - Garbage Can - degli psicologi delle organizzazioni March e Olsen) e solo dopo organizzato.

Fai uscire ogni cosa dalla tua mente. Prendi le decisioni riguardo le azioni necessarie quando il problema si presenta - non quando esplode. Organizza i promemoria dei tuoi progetti e le loro prossime azioni in categorie appropriate. Tieni il tuo sistema aggiornato, completo e rivisto sufficientemente per dare fiducia alle scelte su quello che stai facendo (e quello che non stai facendo) in ogni momento

Quando elabori la tua lista, segui un severo flusso di lavoro:
* Inizia dalla cima.
* Occupati di un elemento alla volta.
* Non rimettere mai nulla nella lista, se è iniziata.
* Se un elemento richiede azione
* falla subito e basta (se richiede meno di 2 minuti),
* delegala, oppure
* rimandala.
* Altrimenti,
* archivialo per riferimento,
* lancialo via e buttalo, oppure
* incubalo per una possibile azione successiva.

La Regola 2-minuti: Se è richiesto meno di 2 minuti per fare qualcosa, farla e basta è la strada giusta. Due minuti è una linea guida, praticamente il tempo che impiegheresti a preparare l'azione per rimandarla.

Organizza la tua lista distinguendo fra:
* La prossima azione — non il progetto o l'argomento, ma la prima azione che va fisicamente compiuta. Per esempio, se il progetto fosse, "Scrivi il rapporto di progetto," la prossima azione potrebbe essere, "Invia un messaggio a Mario per stabilire la riunione" oppure, "Chiama Maria per farti dare i requisiti del rapporto". Possibilmente definisci il contesto di riferimento dell'azione: "in ufficio", "al bar", "durante il viaggio"…
* Progetta — L'insieme delle azioni definisce un progetto comune (possibilmente non l'inverso). Questi progetti vanno tracciati e rivisti con metodo e frequentemente per coordinarli con il variare delle azioni e spostandoli in avanti per seguire gli eventi e gli impegni.
* Verifica — Quando hai rimandato o delegato un'azione, fai in modo di monitorarla tornando sui compiti sospesi.
* Prima o poi — Non rinunciare alle idee non ancora varate, ma inseriscile in una wish list delle cose che un giorno o l'altro inizierai.

Fai in modo che questa lista possa convertirsi in un calendario (e non il contrario) ed ogni sera o ad ogni risveglio aggiorna la lista con i cambiamenti o le dilazioni e sincronizzala con il calendario (e non il contrario).

Esistono molti programmi in grado di gestire le proprie Getting Things Done e ogni piattaforma ne dispone di almeno una decina. Molti siti web 2.0 gestiscono questo sistema on line. Purtroppo finora c'erano ben poche - o forse nessuna - soluzioni in grado di integrare questo metodo con gli strumenti più diffusi per computer. Quello che è peggio è che son pochi coloro che usano l'agenda del computer, prediligendo quella del cellulare o dello smartphone, piuttosto che del palmare.

Il sottoscritto è uno di costoro, o meglio lo era, fino a che non ha scoperto l'infinità di programmi di questo tipo esistenti per iTouch.

Dopo averne provati veramente molti, la scelta è andata senza alcun dubbio su due prodotti.
Entrambi fanno molto bene il proprio lavoro, sebbene ognuno dei due eccella particolarmente in un aspetto.

Quello fatto meglio è indubbiamente ToDo di Appigo. Al di là dell'estetica, del tutto la migliore, quello che si fa apprezzare è la forte integrazione e quindi il numero ridotto di passaggi per configurare i compiti ed avere il colpo d'occhio della situazione. Non di poco conto è il fatto che disponga di una localizzazione in Italiano. Esiste anche una versione gratuita, ma si tratta solo di una demo di prova che non consente di certo di completare una lista di impegni. Se il programma convince bisogna mettere in conto un investimento di 7,99 euro. Cosa da poco se paragonata ai vantaggi che offre.
Di buono ha anche la possibilità di sincronizzare i propri impegni con iCal durante l'aggiornamento dell'iTouch con il computer tramite l'applicazione gratuita Appigo Sync. A quel punto chi dispone di Mobile Me potrà tenere sempre i calendari aggiornati (ma non potrà aggiornare i todo prima di avere sincronizzato con iTunes). Chi non usasse il sistema di Apple, invece, dovrebbe fare ricorso a Remember The Milk o, soprattutto, a Toodledo, un ottimo sito che integra alla perfezione impegni, calendario e le personalizzazioni più disparate. Questi servizi, tuttavia, sono accessibili solo da web e di sicuro non si sincronizzano né con iCal, né con il calendario dell'iTouch.


La musica cambia, invece, se ci si procura TouchTodo di Jun Chen. Innanzitutto il prezzo scende a 1,59 euro e, sebbene supporti i contenuti in numerose lingue, l'applicazione parla solo l'inglese.
L'architettura è molto ordinata e ben navigabile, anche se non mancano qua e là dei bug che mostrano la differenza fra una software house e un programmatore freelance. Nonostante la scarsa integrazione delle parti che costringe a cambiare spesso ambiente per completare gli aggiornamenti, di fatto c'è tutto quello che serve e molto di più. Gli ambienti che predominano sono il "Focus", il "Project" e, ovviamente, il "Todo".
Insomma, un ottimo prodotto, per quanto meno affascinante e semplice di Todo.
La ragione, invece, per cui consiglio questo programma piuttosto che Todo è essenzialmente una: la possibilità di sincronizzare i dati con Google Calendar e, tramite questo, con iCal e con il Calendario dell'iTouch. Non solo: questa sincronizzazione non ha bisogno per essere fatta e consultata da qualsivoglia postazione di essere allineata con l'iTunes del computer, ma è sufficiente un qualsiasi collegamento internet, sia via wi-fi, che tramite connessione telefonica (a consumi di volumi del tutto irrilevanti).
In questo modo potremo veramente usare quasi esclusivamente il metodo GTD per prendere due piccioni con una fava, avendo sempre e ovunque allineato il nostro calendario.

Chi scrive ha provato a domandare ad Appigo se un domani valuteranno di inserire anche Google Calendar fra le risorse di sincronizzazione, ma la risposta è stata negativa: tanto oggi che nel prossimo futuro.

In definitiva, fate la scelta che più si confà alle vostre preferenze e soprattutto alle vostre esigenze, ma imparate a gestire i vostri impegni in questo modo: dopo avere iniziato non potrete farne più a meno, anche perché riuscirete a organizzarvi come mai prima d'ora e a non dimenticare più niente. Purtroppo non avrete più l'alibi di dire che ve ne siete dimenticati per giustificare il vostro sacrosanto diritto all'ozio.

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